Die verrekte PDF’s!
Ok. Heel eerlijk. Dat denken wij ook wel eens. Als we voor de zoveelste keer weer een PDF onderzoeken, waarbij werkelijk helemaal niets aan toegankelijkheid gedaan is. Heel frustrerend voor de opdrachtgever, die vaak denkt een goede opdracht te hebben gegeven aan een goed bureau die een goed toegankelijke PDF zou moeten opleveren. Het is verlies-verlies-verlies in plaats van … Dit artikel helpt jou wat te doen in elke stap van het proces om te komen tot een toegankelijke PDF.
Heb ik eigenlijk wel een PDF nodig?
Uit automatisme zijn wij gewend om overal een PDF van te maken. Dat automatisme moeten we doorbreken. Het start dus met een eenvoudige vraag: heb ik eigenlijk wel een PDF nodig? Waarom een PDF-bestand en niet een alternatief? Zoals een website pagina. Die zijn veelal eenvoudiger toegankelijk te maken. En bovendien is een webpagina goed leesbaar op elk scherm, waaronder je mobiel.
Goede opdrachtverstrekking
Een goed begin is het halve werk. Heb je besloten dat je echt een PDF nodig hebt? Of dat je door keuze van een softwaresysteem niet anders kan? Ok. Laten we er dan voor zorgen dat als je de PDF niet zelf maakt, jouw leverancier precies weet wat je van de oplevering verwacht. Dat start bij een goede opdrachtverstrekking.
WCAG niveau
Geef in je opdracht duidelijk aan dat de PDF volledig toegankelijk moet zijn conform de WCAG 2.1 AA (wettelijk) of WCAG 2.2 AA (gewenst). Ga je voor de meest toegankelijke organisatie van Nederland? Hanteer dan de WCAG 2.2 AAA als eis.
Verantwoordelijkheid en taakverdeling
Beschrijf in je opdracht helder wie waar verantwoordelijk voor is. En wat daarvoor nodig is. Denk dan bijvoorbeeld aan alternatieve teksten bij afbeeldingen. Verzorgt de leverancier alleen de plaatsing? Of ook de inhoud? Wie is (budget) verantwoordelijk als iets echt niet kan of mag (denk bijvoorbeeld aan conflicterende huisstijl kleuren). Communiceer duidelijk welke bronnen je aanlevert (alleen een PDF of ook het bronbestand) en eventueel – zo specifieke mogelijk – de softwareversie waarin het gemaakt is (bijvoorbeeld Microsoft Word versie 16). Zo voorkom je foute aannames bij de start.
Planning en geld
Neem in je opdrachtverstrekking geen boetes op, maar wees wel duidelijk over de afhandeling van eventuele herstelkosten als de oplevering niet voldoet. Geef aan binnen welke termijn je een toegankelijke PDF opgeleverd wilt hebben, hoeveel hersteltijd je biedt als het niet goed toegankelijk is, en hoe en/of onder welke voorwaarden je de herstelkosten doorbelast aan de leverancier.
Bewijslast en geschillen
Neem in je opdrachtverstrekking op dat een foutloos PAC24-certificaat en Acrobat rapport vereist zijn bij de oplevering. Maar dat uitsluitend een WCAG-rapport van een onafhankelijk auditbureau definitief uitsluitsel geeft bij verschil van mening. Leg daarbij ook vast dat bij een geschil, degene die in het ongelijk wordt gesteld, de kosten van het onafhankelijk onderzoek moet betalen.
Keuze van de leverancier
Accepteer niet de belofte “wij weten wat we doen”, “we zijn professionals”. Maar vereis bij de opdracht (vooraf) bewijs van kennis en ervaring. Bijvoorbeeld: vraag om een willekeurig toegankelijke PDF die volgens de leverancier voldoet aan de WCAG-standaarden en die volledig door hun zelf gemaakt is. Met een (gratis) PAC24 scan en/of een Acrobat scan krijg je zeker niet een volledig beeld van toegankelijkheid, maar wel een goede eerste indruk. Check vervolgens zelf eens een alternatieve tekst bij een afbeelding (PAC zegt alleen dat er een alternatieve tekst is, niet of die juist is). Of pak een tabel en start de voorleesfunctie, worden de koppen en regels in de juiste volgorde en inhoud voorgelezen?
De uitvoering
In principe voert de leverancier de opdracht zelfstandig uit tot aan de oplevering. Veelal zien we dat tussentijdse communicatie de kwaliteit van de oplevering positief beïnvloedt. Houd er rekening mee dat je als opdrachtgever een aantal uren beschikbaar bent voor ondersteuning. Bijvoorbeeld als het gaat om de beschrijving van complexe afbeeldingen (infographics). Voor een leverancier is het niet altijd mogelijk om alle relevante informatie uit de infographic te destilleren (soms is vakinhoudelijke kennis hiervoor nodig). Het is dan fijn als je in samenwerking de beschrijvende tekst qua inhoud kunt afstemmen, maar ook de wijze waarop deze in het rapport getoond wordt. Bij twijfel of verschil van inzicht tijdens de uitvoering kan WCAG.nl gevraagd worden om te adviseren. Dit tussentijds advies vergt heel weinig tijd en zorgt ervoor dat je consensus krijgt over de aanpak. Alles om een goede oplevering te garanderen.
De oplevering
En dan is het eindelijk zover. Die verrekte PDF is toegankelijk! Misschien moet je nog wat herstelwerk uit laten voeren? Maar bij een goede samenwerking is dat veelal niet nodig. Jij blij. Leverancier blij. En in het bijzonder degene voor wie wij dit doen blij. Zo werken we samen aan een toegankelijke digitale wereld.
Tips naar aanleiding van deze blog
Ik deel graag wat tips met je hoe je nu al aan de slag kunt met de opgedane kennis:
- Zoek je leveranciers die jou kunnen helpen bij het toegankelijk maken van je PDF’s? Wij hebben goede ervaringen met PDFherstel.nl en Tekstbureau Colibris.
- Wil je meer weten over het herstellen van PDF’s? Lees de artikelen in onze kennisbank.
- Wil je zelf kijken of jouw PDF voldoet? Download PAC 2024. PAC is alleen beschikbaar voor Windows computers.
Heb jij een onderwerp of een vraag die je graag behandeld ziet? Elke maand schrijf ik een blog op basis van input van onze klanten en relaties. E-mail jouw suggestie aan helpdesk@wcag.nl.
Meer weblogberichten
Reactie toevoegen
U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.
Reacties
Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.